Domeny i konta pocztowe
Domeny
Domena to główna część adresu strony WWW bądź skrzynki pocztowej. Wpisując tę nazwę w przeglądarkę klient może odnaleźć stronę firmy. Nazwa domeny powinna być:
- łatwa do zapamiętania,
- logiczna - związana z nazwą firmy, produktem lub zakresem jej działalności, np. kwiaty.pl dla kwiaciarni, ksiazki.pl dla księgarni,
- krótka - im więcej znaków zawiera nazwa domeny tym większe prawdopodobieństwo, że klient wpisując ją w przeglądarkę popełni błąd i nie obejrzy strony. Krótką nazwę łatwiej jest zapamiętać.
Domena tak jak numer telefonu jest unikalną nazwą identyfikującą przedsiębiorstwo. Jeżeli firma wie już jaką nazwę chce zarejestrować, trzeba sprawdzić, czy nie jest ona już zajęta. Można to zrobić korzystając z przeglądarki na stronach NASK www.nask.pl (organizacja rejestrująca domeny w Polsce). Gdy nazwa jest wolna warto ją szybko zarejestrować, aby nikt inny nie zrobił tego jako pierwszy. Co prawda można wtedy taką nazwę od innej firmy odkupić ale jest to bardzo kosztowne. Niektóre przedsiębiorstwa specjalnie rejestrują popularne nazwy aby później na tym zarabiać. Innym rozwiązaniem wyboru nazwy domeny może być wykorzystanie nazwy domeny firmy świadczącej usługi internetowe. Na przykład jeżeli takie przedsiębiorstwo ma nazwę polinfo.pl, adres firmy, która nazywa się softex może brzmieć www.softex.polinfo.pl. Adres przedsiębiorstwa, w którym wykorzystywana jest nazwa innej firmy zwany jest subdomeną.
Konta pocztowe
Poprzez email można wymieniać poglądy z klientami, oddziałami firmy oraz innymi firmami w kraju i na świecie. Poczta elektroniczna jest stosowana do wysyłania ofert, cenników, przyjmowania i składania zamówień oraz do przesyłania rożnego typu danych (dokumenty, grafika, oprogramowanie).
Stosowanie poczty elektronicznej może spowodować poprawę komunikacji i zmniejszenie liczby rzeczywiście potrzebnych spotkań. Poza tym jest ona znacznie tańsza niż rozmowa telefoniczna oraz szybsza i bezpieczniejsza niż tradycyjna usługa pocztowa.
Obsługa klientów
Przy pomocy emaila można rozsyłać do klientów ankiety, foldery reklamowe, informować ich o zmianach w cenniku czy ofercie.
Komunikacja z pracownikami
Poczta pozwala usprawnić przepływ dokumentów w firmie. Wszelkie raporty istniejące do tej pory wyłącznie w postaci papierowej można przekształcić w dokumenty elektroniczne przesyłane emailem. Jeżeli pracownik otrzymuje raport, w momencie, w którym otwiera list informacja zwrotna jest automatycznie wysyłana do nadawcy. Obejmuje ona godzinę i datę odczytania wiadomości.
Automatyczna korespondencja
Poza tym poczta pozwala filtrować listy (np. wiadomości od niektórych nadawców lub zawierające określone słowa w tytule są automatycznie kierowane do kosza), sortować listy (wiadomości od nadawców są kierowane do specjalnie stworzonych folderów) lub przekazywać określone listy pod inny adres.
Obsługa serwisowa produktów i usług
W ten sposób firma oszczędza czas pracowników a tym samym obniża koszty.
Do każdego z aliasów można dodatkowo założyć autoresponder. Jest to mechanizm, który automatycznie przesyła wcześniej przygotowany tekst lub plik do każdej osoby, która napisała na dany adres email. Wtedy jeżeli klient wysyła wiadomość na adres rtv@softex.polinfo.pl automatycznie dostaje odpowiedź, że jego zgłoszenie zostało przyjęte oraz, że skontaktuje się z nim serwisant.
Obsługa urlopów i przerw w pracy
